Bilardo Salonu Programı Neden Şart?

Bilardo salonunda gün, çoğu yerde hâlâ kâğıt, kalem ve hafızayla yürüyor. Masaya oturanın saati bir yere yazılıyor, çaylar ve tostlar bir deftere not ediliyor, hesap kapanırken de herkes “kaç saat oynadık, kim ne yedi?” diye düşünüyor. Salon küçükken bu düzen idare eder. Masa ve müşteri sayısı arttıkça gözle görünmeyen küçük kayıplar birikmeye başlar.

Bu yazıda programsız çalışan bir salonda nelerin kaybedildiğini, iyi bir bilardo programında nelere bakmak gerektiğini ve BilardoBase ile günlük işin nasıl değiştiğini anlatıyoruz. BilardoBase, bilardo salonlarının ortak ihtiyaçları düşünülerek geliştirilmiş bir salon otomasyonudur. Yazının sonunda 30 gün ücretsiz deneme bilgisi de var.

Açılıştan önce kurulacak düzen

Bilardo salonu açma hazırlığında dikkat çoğunlukla masaya, çuhaya, ışığa ve kiraya gider. Adisyon ve kasa düzeni ise “açılınca bakarız” diye ertelenir. Oysa ilk günden doğru kurulmuş bir düzen, sonradan alışkanlık değiştirmekten çok daha kolaydır. Masa sayısı, saatlik tarifeler, ürün listesi ve personel yetkileri açılıştan önce programa girilirse, salonun kapısı açıldığında sistem de hazır olur.

Programsız salonda biriken altı kayıp

Program seçerken sorulacaklar

BilardoBase bu sorulara cevap verecek şekilde tasarlandı.

Masa nasıl açılır

Salona müşteri geldi. Kasadaki kişi salon krokisinde masaya sağ tıklar ve masayı açar. İsterse “süreli aç” seçeneğiyle belirli bir süre de tanımlayabilir. Süre o andan itibaren işler. İkinci oyuncu sonradan gelirse masa kapatılmaz. “2. oyuncu olarak ekle” denir ve onun süresi o andan başlar. Çay, tost ve kahve siparişleri kasadan ya da garsonun telefonundan girilir. Masa kapanırken süre ve siparişler ayrı ayrı görünür.

Masa ekranını salonunuzun gerçek yerleşimine göre kurarsınız. Masaları sürükleyip yerine koyar, her masa türüne ad ve renk verirsiniz. Kasadaki kişi hangi masanın nerede olduğunu aramadan görür: hangisi dolu, hangisi boş, hangisinin süresi ne kadar.

Tarifeler masa türüne göre ayrı tanımlanır. Her masa türü için standart, gece, öğrenci ve VIP saatlik ücret girersiniz. Program saate ve müşteri tipine göre doğru fiyatı seçer. İsterseniz masa açılış limiti de koyabilirsiniz.

Adisyon ve hesabı bölme

Ürünler yiyecekler, sıcak içecekler, soğuk içecekler ve bilardo malzemesi gibi kategorilerde durur. Sepet mantığıyla çalışan adisyon ekranında masayı seçer, ürünleri sepete atar ve “Adisyonları masaya ekle” dersiniz. Arama çubuğu ile ürün bulunur.

Hesabı kapatırken iki seçenek vardır: yarı yarıya ve bireysel. Yarı yarıya seçerseniz masa ücreti ve ortak siparişler iki oyuncuya eşit bölünür. Bireysel seçerseniz herkes kendi süresini ve kendi yediğini öder. Her oyuncu için ayrı ödeme şekli seçebilirsiniz: nakit, kredi kartı, havale ya da veresiye. Müşteri parayı bulmakta zorlanıyorsa hesabı beklemeye alır, masayı hemen yeni müşteriye açarsınız. Hesap küsuratlıysa “küsürü yuvarla” seçeneği de vardır.

Stok ve garson

Bir bilardo adisyon programı satışı kaydetmekle kalmamalı, stoğu da takip etmelidir. BilardoBase’te sipariş girdikçe ürün stoktan düşer. Yeni ürün eklemek ve depoya mal geldiğinde stok girmek, adisyon ekranından ayrılmadan yapılır. Stoğun sıfırın altına inip inmeyeceğini ve satış fiyatına KDV’nin dahil olup olmadığını ayarlardan belirlersiniz. Alış fiyatını girerseniz ürün raporunda satış adedi, maliyet, brüt kâr ve marj görünür.

Garson telefonunu QR kod ya da 8 haneli kodla bağlarsınız. Kod tek kullanımlıktır ve 15 dakika geçerlidir. Garson sipariş ekleyebilir, kendi girdiği siparişi değiştirebilir, boş masayı açabilir, dolu masaya oyuncu ekleyebilir ve masayı aktarabilir. Hangi izinlerin açık olacağını siz belirlersiniz. İsterseniz masalardaki tutarları garson ekranında gizli tutarsınız.

Masa kapatma, ödeme alma, kasa, borç, rapor ve ayarlar garsona açılmaz. Bunlar yalnızca kasadadır. Salonun Wi-Fi çekmeyen köşelerinde bile garson kendi telefonunun mobil internetiyle çalışır. Sipariş, girdiği anda kasadaki ilgili masanın hesabına düşer.

Kasiyer için de ayrı kullanıcı açabilir, hangi sayfaları göreceğini tek tek belirleyebilirsiniz. Her kullanıcı kendi PIN koduyla giriş yapar. İlk kurulumda varsayılan PIN’i değiştirmeyi unutmayın.

Yeme içme ve veresiye

Salonunuzda yeme içme de satılıyorsa aynı ekranlar bu iş için de kullanılır. Masa ücretini kullanmadığınız siparişlerde ürün listesi, stok, veresiye ve kasa takibi aynı sistemde yürür. Bilardo ve yeme içme için ayrı program açmanıza gerek kalmaz.

Her müşteri için ad, telefon ve not tutulur. İsterseniz borç limiti ve vade günü tanımlarsınız, istemediğiniz müşteriye veresiyeyi kapatırsınız. Parça parça ödemeler tarihiyle kaydedilir. Veresiye raporunda açık veresiye, tahsil edilen tutar, en borçlu müşteriler ve en düzenli ödeyenler listelenir. Kara liste özelliğiyle sorunlu bir müşteri adına işlem yapılırken kasiyer uyarılır.

Müşteri kartında masa ücreti indirimi, ürün indirimi, özel saatlik ücret, paket saati ve puan da tanımlanabilir.

Kasa, rapor ve gün kapanışı

Kasa özetinde ciro, masa ücreti, ürün geliri, masraf ve net kâr tek ekranda görünür. Kasa giriş çıkış bölümünde eleman maaşı, kira, elektrik ve su gibi masrafları hazır başlıklarla kaydedersiniz. Bugün, dün, bu hafta, bu ay ya da seçtiğiniz tarih aralığına göre, isterseniz kullanıcı bazında filtreleyebilirsiniz.

Masa raporlarında hangi masanın kaç oturum yaptığı, ne kadar kazandırdığı, hangi saatlerde ve haftanın hangi günü salonun dolduğu görünür. Müşteri raporlarında en çok kazandıran, en sık gelen ve en çok veresiye yapan müşteriler listelenir. Kayıtlar, hangi kullanıcının hangi işlemi ne zaman yaptığını gösterir.

Gece geç saate kadar açık salonlar için gün başlangıç saati vardır. Örneğin 03:00 seçerseniz gece 02:30’daki satış bir önceki günün raporuna yazılır ve günlük rapor karışmaz.

Ortaklık ve turnuva

Salonun ortak sayısını ve pay oranlarını tanımlarsınız. Her hareket, yapıldığı günün ortaklık ayarına göre bölünür. Ortaklık yapısı sonradan değişse bile geçmiş raporlar bozulmaz. Her ortağın hak ettiği, çektiği ve kalan tutarı sistemde durur.

Turnuva düzenliyorsanız oyuncuları kayıtlı listeden seçer, tek ağaç ya da 4, 8, 16 ve 32 kişilik gruplar kurar ve tek tıkla kura çekersiniz. İsimler turnuva ağacına yerleşmiş olarak gelir. Oyunculara 3 bant ortalaması ve handikap avansı girebilir, skorları tur tur işleyebilirsiniz. Sonuçlar oyuncu geçmişine kaydedilir. Turnuva modülü ayrı bir eklenti değildir. Programın parçasıdır.

Kayıt, internet kesintisi ve yedek

BilardoBase bir salon sahibinin ihtiyaçlarına göre geliştirildi. Kasadaki masaüstü program ile garsonun telefonundaki uygulama aynı mantıkla çalışır. Bir yerde yaptığınız değişiklik diğerinde de görünür.

Veriler hem kasa bilgisayarında hem size özel bir bulut hesapta tutulur. Giriş Google hesabıyla ya da e-posta ile yapılır ve her işletmenin verisi ayrı tutulur. PIN kodları şifrelenerek saklanır. Yönetici kayıtlı PIN’i göremez, yalnızca yenisini belirleyebilir. Verilerin nasıl işlendiğini BilardoBase sayfasından okuyabilirsiniz.

Program internet varken bilgisayara ve sunucuya birlikte yazar. İnternet kesildiğinde işlemler bilgisayarda birikir, bağlantı geri geldiğinde kendiliğinden sunucuya gider. Kasa durmaz.

Program her gün açılışta otomatik yedek alır ve son 30 yedeği saklar. Ayarlar’dan elle yedek alabilir, eski bir yedeğe dönebilirsiniz. Bilgisayar bozulsa ya da çalınsa bile hesabınızla yeni bir bilgisayardan giriş yaparsınız.

Kasa hareketleri, borçlar ve masa kayıtları silinmez. “Kim ne işlem yaptı” kaydı bilgisayarda 90 gün, sunucuda 30 gün tutulur. Daha eskisi kendiliğinden silinir.

30 gün, tüm özellikler

BilardoBase’i kısıtlı bir demo yerine, tüm özellikleriyle 30 gün boyunca kendi salonunuzda deneyebilirsiniz. Turnuva, garson uygulaması, ortaklık hesabı ve bulut sunucu deneme süresine dahildir. Fiyat masa sayısına göre değişmez. 5 masalı salon da 50 masalı salon da aynı fiyatı öder.

BilardoBase sayfasına git

Kısa cevaplar